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1楼 3086023899



等级:初中生
发帖数:140
回帖数:3
发帖时间 - 2016-8-24 15:01:08  
如何保存邮件:
  基本我们用OE的比较多,邮件多了,往往找什么找很久,另外或许一次重装电脑,什么都没有了。所以,学会管理邮件。
  1.在OE里面,默认的邮件文件夹地址在系统盘,遇到重装电脑的时候很容易丢,所以可以更改到非系统盘,点击工具-选项-维护-存储文件夹,将文件夹更改到非系统盘。
  2. 在OE里面,按照客户姓名或者地区等,新建文件夹,将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹,将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
  3.重要客户的重要邮件,应该及时保存到安全的地方,单封邮件用另存为即可,如果多封邮件,可以全部选中,按照附件转发,存储新的邮件即可,你要保存的信息都在附件里面。
  4.对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息,可以单独保存。比如公司的介绍。还有比如你给了一个客户一个SOLUTION,或许以后还有其它客户询问相同或者相关的东西,如果你保存好了,可以马上COPY过来,不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢,要花费很多的时间去查找或者重新做。
  5.定期将客户邮件内容整理出来,用一个EXCEL表格统计发给一个客户的信息,哪天发了什么东西,报了什么价格,一目了然。重要客户的信息可以打印保存,最安全。
第五,分析客户讯盘的内容,如果有具体的规格,详细的要求,这类客户比较有价值,如果只是笼统的要样本价格单什么的,比较没什么意义,至少短期没什么价值。
  对于使用YAHOO, HOTMAIL邮箱的讯盘,多留心。
  如何撰写一封规范的邮件:
  1.使用统一的信纸,最好有公司的商标,主要产品的图片类别等等,很方便就可以做一个,网络下载的信纸不太适合商务使用。
  2.格式正确,统一,邮件主题合理,拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式:
  (1)邮件主题最好有公司名字等,比如公司名字是EXPORT,行业是PLASTIC,这封邮件的内容是给一款产品报价,那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处,可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息,对于来往邮件很多的客户,开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料,但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么,节省很多时间。
  (2)邮件正文两端对齐:对于段落很多的邮件,正文两端对齐会显得很整洁。
  (3)第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某,职位写SALES MANAGER等,不管你是不是经理,写上没关系,你职位高客户会觉得把他当回事,有好处。
  (4)落款有公司标识以及详细联系资料
  3.版面整洁,在OE里面将撰写邮件的字体,字号(10-12号比较好)都设置好,不要一会大字一会小字;也不要花花绿绿的,特别是不要全篇都是大写字母,会增加阅读的难度,让人反感。除非是对一些需要特别提醒客户注意的地方,可以用大写,加粗,特殊颜色等突出显示。
  4.拼写无误,在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误
  5.表述准确,能够准确表达我方的观点,不要使客户产生任何的歧义,尽量避免有歧义的 单词 或者短语,尽量避免使用俚语等。


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