Email Best Practices  
  
1. Be professional and courteous 
2. Reply quickly 
3. Be sure to have a meaningful subject 
4. Make the message personal 
5. Use the receiver¡¯s name or company in the first paragraph 

6. Put key points first 
7. Remember WIFM: What¡¯s In It For Me 
8. Follow AIDA: Attention, Interest, Desire, Action 
9. Use active verbs 
10. Be descriptive, but concise ¨C get to the point 

11. Ask questions to encourage replies 
12. Don't delete the message thread (previous messages) 
13. Do not send large files 
14. Do not attach non-requested documents 
15. Provide website links to more info 

16. Do not overuse the high priority option 
17. Do not write in CAPITALS 
18. Avoid using URGENT and IMPORTANT 
19. Write in short, simple sentences 
20. Use bullets wherever possible 

21. Do not be overly formal, nor overly informal 
22. Reread your message before you send it 
23. Check your spelling, grammar & punctuation 
24. Do not use email to discuss confidential information 
25. Do not request delivery and read receipts 

26. Use a business email address - not Hotmail, Yahoo, 163, etc 
27. Use abbreviations and emoticons ***ringly 
28. Do not ***M anyone, any time, for any reason 
29. Group Mailings: use bcc or do a mail merge 
30. Do not forward chain letters  

P.S.: This article comes from the Importers(dot)com's forum.


------------------
...